Caissier

1. Mission :

Assurer l’accueil, l’orientation et la prise en charge administrative des patients lors de leur admission en guichet unique, en veillant à la complétude et à la conformité des dossiers, dans le respect des procédures en vigueur à l’UM6P Hospitals.

Assurer la gestion et le suivi des encaissements relatifs aux prestations médicales et hospitalières, en veillant à la conformité, à la transparence et à la sécurisation des opérations financières.

1. Tâches Principales :

Accueil et organisation :

1. Accueillir physiquement les patients et les orienter vers les services concernés.
2. Informer les patients sur les modalités d’admission, les pièces justificatives requises et le règlement interne de l’hôpital.
3. Expliquer les formalités administratives en fonction du type d’admission.
4. Établir les fiches d’admission pour tout patient entrant et vérifier les pièces administratives nécessaires à l’admission des patients.
5. Assurer l’archivage numérique ou physique des documents selon les procédures internes.
6. Signaler toute anomalie rencontrée à son supérieur hiérarchique et proposer des solutions appropriées.
7. Créer ou mettre à jour l’identité patient dans le SIH.
8. Imprimer et remettre les étiquettes nécessaires aux équipes de soins.
9. Transmettre les informations aux services concernés (facturation, PEC, etc.) afin de garantir la continuité du processus.
10. Accueillir les patients et percevoir les règlements des prestations médicales (espèces, chèques, cartes bancaires, virements).
11. Établir et remettre les reçus et justificatifs de paiement.
12. Vérifier la validité et la conformité des moyens de règlement utilisés.
13. Assurer la tenue de la caisse : contrôle des encaissements, rapprochements quotidiens et clôtures.
14. Préparer les bordereaux de remise et transmettre les fonds au régisseur conformément aux procédures internes.

Utilisation du SIH :

1. Enregistrer avec rigueur l’ensemble des opérations d’encaissement dans le SIH.
2. Garantir l’intégrité, la fiabilité et la cohérence des données administratives et financières saisies.
3. Contrôler la concordance entre les prestations réalisées, les factures établies et les paiements enregistrés.
4. Mettre à jour les statuts des dossiers patients en lien avec les encaissements et admissions effectués.
5. Générer et éditer, via le SIH, les reçus, étiquettes et documents de suivi nécessaires.

Collaboration :

1. Orienter les patients vers les services administratifs compétents.
2. Travailler en collaboration avec les équipes médicales, paramédicales, sociales et administratives afin d’assurer un parcours patient fluide.
3. Travailler en étroite collaboration avec le service Facturation pour garantir la concordance entre factures émises et paiements enregistrés.
4. Coordonner avec le service PEC – Recouvrement pour l’intégration et le suivi des paiements liés aux prises en charge.
5. Coopérer avec le Responsable Facturation lors de l’exercice des fonctions de guichet unique.
6. Participer aux réunions de service et formations continues.
7. Contribuer à l’amélioration continue du processus admission (remontée des dysfonctionnements, propositions).

Fonction Qualité :

1. Appliquer avec rigueur les procédures internes de caisse et d’admission.
2. Garantir la transparence, la traçabilité et la sécurisation de l’ensemble des opérations financières.
3. Respecter les délais de clôture et les obligations de transmission des justificatifs.
4. Déclarer et traiter toute anomalie constatée, afin de prévenir les risques financiers et de continuité de service.
5. Contribuer à la satisfaction des patients en assurant un accueil professionnel, une information claire et un traitement conforme de leurs opérations administratives et financières.

Exigences du poste :

Savoir : Connaissances théoriques et appliquées :

1. Connaissance de l’organisation et des services de l’UM6P Hospitals.
2. Connaissance des actes médicaux et de la tarification et conventions en vigueur.
3. Connaissance des spécialités médicales disponible au sein de l’Hôpital.
4. Maîtrise de la réglementation relative aux droits des patients
5. Compréhension des procédures internes d’admission et des protocoles administratifs.
6. Connaissance des procédures de caisse et de gestion des flux financiers.
7. Connaissance de l’organisation hospitalière et des circuits patients.
8. Maîtrise des outils bureautiques et du Système d’Information Hospitalier (SIH).

Savoir-faire : expérience

1. Maîtrise des outils bureautiques et du SIH.
2. Application des procédures d’accueil et d’admission.
3. Rédaction et saisie rigoureuses des informations dans les systèmes.
4. Gestion simultanée de plusieurs dossiers patients dans des délais courts.
5. Suivi administratif des dossiers avec rigueur et réactivité.
6. Gestion et sécurisation des encaissements (espèces, chèques, cartes, virements).
7. Tenue, contrôle et clôture de caisse, préparation de bordereaux de remise.
8. Réalisation des opérations d’admission en contexte de guichet unique.
9. Saisie et mise à jour fiable des données patients et financières dans le SIH.
10. Vérification de la concordance entre paiements, admissions et factures émises.

Savoir être : qualité et aptitude à l’emploi

1. Rigueur, fiabilité et intégrité professionnelle.
2. Sens du service, courtoisie et diplomatie dans la relation avec les patients.
3. Capacité d’organisation et de gestion des priorités.
4. Esprit d’équipe et aptitude à la collaboration interservices.
5. Discrétion et respect absolu de la confidentialité des données.
6. Engagement dans l’amélioration continue et dans le respect des normes de qualité, d’hygiène et de sécurité.